Wie funktioniert es?

Die Kurzfassung

Sie pflegen Ihre Termine in Ihrem elektronischen Kalender per PC oder Smartphone. Terminerinnerung.de lädt den Kalender täglich über das Internet, führt einen Abgleich mit den bereits gespeicherten Daten durch und versendet SMS (oder Emails) an die Kunden, die am Folgetag einen Termin haben und von denen die Mobilfunknummer, die Festnetznummer oder die Emailadresse bekannt ist.

Die Langfassung

Voraussetzung für die automatisierte Terminerinnerung per SMS ist das Vorliegen der Informationen in einem elektronischen Kalender. Sie pflegen Ihre Termine also direkt in Ihrem elektronischen Kalender. Wenn Sie Ihre Termine noch mit Papier und Stift pflegen, wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, um umzusteigen. Wollen oder können Sie noch nicht vollständig auf Papier verzichten, so richten Sie sich einen elektronischen Kalender ein, in den Sie vom Papier diejenigen Termine übertragen, zu denen eine Terminerinnerung versendet werden soll. Dieses machen Sie auf Ihrem Smartphone, Ihrem PC oder über einen Tablet-Computer. Der elektronische Kalender muss als "iCal"-Kalender über das Internet abrufbar sein. Diese Voraussetzungen bringen beispielsweise der Google-Kalender oder der Apple iCloud Kalender kostenlos mit. Daneben gibt es noch viele weitere Kalenderanbieter. Die Internetadresse des Kalenders wird im System von terminerinnerung.de hinterlegt. Es handelt sich hierbei um eine geheime und schreibgeschützte Adresse, so dass sie die Hoheit über Ihren Kalender behalten und kein anderer Daten darin ändern kann.

Im Kalender tragen Sie als Termintext den Namen des Kunden ein, z.B. "Eva Muster". Alternativ können Sie auch eine Kundennummer eintragen. Wollen Sie auch eintragen, worum es sich bei dem Termin handelt, fügen Sie nach dem Namen bzw. der Kundennummer ein Komma "," oder einen Schrägstrich "/" ein und tragen dann den Grund ein, z.B. "Eva Muster, Rückenmassage". Beim ersten Termineintrag für einen bestimmten Kunden tragen Sie dessen Mobilfunk- oder Festnetznummer (oder Emailadresse) in der Terminnotiz ein, z.B. "0163/1234567". Dabei sind Sie recht frei, wie Sie die Nummer eintragen, "00491631234567" funktioniert genauso wie "+49 163 1234567". Es muss sich lediglich um eine deutsche Mobilfunk- oder Festnetznummer handeln. In der Terminnotiz können Sie noch weitere Infos für sich selber unterbringen. Es darf allerdings nur eine Mobil- oder Festnetznummer (oder Emailadresse) angegeben werden, und diese sollte in einer Zeile für sich stehen. Serientermine werden derzeit nicht unterstützt.
Bei allen späteren Terminen tragen Sie im Termintext nur noch den Namen (und eventuell den Termingrund) ein, z.B. "Eva Muster, hot stone". terminerinnerung.de sucht dann aus der Datenbank die passende Nummer und versendet einen Tag vor dem Termin die Erinnerung per SMS (oder Email). Sind Sie sich bei der Schreibweise des Namen nicht mehr sicher, geben Sie wie bei einem Ersteintrag zusätzlich die Mobilfunknummer (oder Emailadresse) in der Terminnotiz an. Alternativ können Sie den Kontakt im Kundenbereich nachsehen. Dort gibt es auch die Möglichkeit, Terminkontakte (bestehend aus Name und Nummer oder Emailadresse) in Menge zu importieren.

Übertragen Sie Termine aus einem Papierkalender in den elektronischen Kalender, so sollten die Termine vor dem festgelegten Zeitpunkt der Verarbeitung (z.B. 10 Uhr) eingetragen sein, damit die Erinnerung einen Tag vor dem Termin versendet werden kann. Ebenso sollten alle Änderungen vor dem festgelegten Zeitpunkt der Verarbeitung erledigt sein, damit sie noch berücksichtigt werden können. Alternativ können Sie über den Kundenbereich einen separaten Verarbeitungslauf starten. Dieser berücksichtigt alle Termine des laufenden Tages (ab der aktuellen Uhrzeit und nur sofern eine SMS nicht bereits am Vortag versendet worden ist) sowie des nächsten Tages.

Ändert sich die Nummer eines Kunden, müssen Sie die neue Nummer (oder Emailadresse) lediglich in der Terminnotiz eines zukünftigen Termines zu diesem Kunden eintragen. Dadurch wird die Datenbank von terminerinnerung.de aktualisiert und alle zukünftigen Erinnerungen gehen an die neue Nummer. Durch dieses System brauchen Sie für die Versendung der Erinnerungen und die Aktualisierung von Nummern lediglich Ihren elektronischen Terminkalender. Natürlich können Sie Änderungen auch über den Kundenbereich auf dieser Website vornehmen.

Soll ein Kunde keine Erinnerung mehr erhalten, entfernen Sie seinen Namen aus den Terminen. Alternativ können Sie die Nummer (und/oder Emailadresse) des Kunden auch über den Kundenbereich auf dieser Website löschen. Durch Angabe eines Hash-Zeichens ("#") vor dem Termingrund können Sie einen Termin aus dem Erinnerungsversand einzeln ausnehmen (z.B. "Eva Muster, #Rückenmassage").

Das System behandelt Groß- und Kleinbuchstaben gleich, d.h. "Eva Muster" ist gleich "eva muster" oder "Eva MUster". Hingegen ist "Eva Master" ein anderer Name und würde nicht zur Nummer "0163/1234567" führen. Umlaute und scharfes s werden wie die normalen Buchstaben behandelt, d.h. "Schüler" ist gleich "Schuler" und "Schueler", "Groß" ist gleich "Gross". Als Trenner zwischen dem Namen und dem Termingrund funktionieren gleichermassen das Komma ",", das Semikolon ";", der Schrägstrich "/", der Doppelpunkt ":" oder der senkrechte Strich "|". Leerzeichen vor und nach dem Namen werden entfernt, ebenso vor und nach dem Termingrund. Der Text der zu versendenden SMS (oder Email) kann angepasst werden.

Die versendete SMS kann "Pro" oder "Basic" sein. Bei einer "Pro"-SMS kann der Absender der SMS eingestellt werden, i.d.R. Ihre Mobilfunknummer. Dann kann der Kunde auf die SMS antworten, und Sie erhalten die Antwort-SMS  direkt auf Ihrem Mobiltelefon. Als Absender kann statt einer Mobilfunknummer auch ein Text von max. 11 Zeichen Länge eingetragen werden, z.B. Ihr Firmenname. In diesem Fall kann auf die SMS leider nicht geantwortet werden. Als dritte Möglichkeit kann eine spezielle Mobilfunknummer als Absender eingestellt werden, in welchem Fall Sie eine Antwort-SMS des Kunden per Email erhalten. Die "Pro"-SMS werden dem Kunden i.d.R. innerhalb von einer Minute zugestellt.
Bei einer "Basic"-SMS kann der Absender nicht voreingestellt werden, als Absenderkennung werden wechselnde Mobilfunknummern eingetragen. Eine eventuelle Antwort-SMS des Kunden kann Ihnen nicht direkt auf Ihr Mobiltelefon zugestellt werden, sondern wird Ihnen per Email zugeschickt (innerhalb 24 Stunden ab Versand der SMS). Die Zustellung einer "Basic"-SMS kann mehrere Minuten bis zu einigen Stunden betragen.
Die tatsächliche Zustellung der SMS auf dem Endgerät des Kunden hängt von vielen Faktoren ab und kann nicht garantiert werden. Die "Pro"-SMS hat eine höhere Zustellwahrscheinlichkeit als die "Basic"-SMS.
Für die Versendung von SMS an Festnetzanschlüsse gibt es hier nähere Infos. Geht am Festnetzanschluss ein Anrufbeantworter dran, ist das Ergebnis leider nicht vorhersehbar.
Beim Versand von Emails kann ein spezieller Absender eingetragen werden. Wird dieses unterlassen, wird Ihre im System von terminerinnerung.de hinterlegte Mailadresse als Absender verwendet.

Die Entscheidung, ob "Pro"- oder "Basic"-SMS verwendet werden soll, die Angabe einer Absenderkennung, die Kalenderadresse, die Anpassung des SMS-Textes sowie die Bestimmung des Zeitpunktes der Verarbeitung erfolgen im Rahmen der Einrichtung.